Cuando una administración pública, una institución u organismo administrativo, en el marco de su actividad específica, necesita satisfacer una necesidad de material o equipamiento, o simplemente contar con la experiencia o el conocimiento técnico de un equipo especializado para la prestación de un servicio en concreto, invita, para ello, al sector privado, que concurre a cubrirlo. El procedimiento que se emplea es la denominada licitación o concurso público, que cuando es lanzado por una administración extranjera, constituye una vía -de las múltiples existentes- de internacionalización empresarial, a través de la cual, la empresa ganadora logra introducirse con éxito en un mercado exterior.

Se trata, sin duda, de una clarísima oportunidad de negocio, al permitir al ganador del concurso firmar un contrato oneroso entre dos partes, sometido a derecho público, cuyo objeto es una contraprestación determinada, a cambio de la cual se pagará un precio. Dicho concurso tiene unas reglas, unas bases previamente definidas, lo que supone que se cumplirá un procedimiento específico, que garantiza la igualdad de todos los concurrentes, en contraposición a la libre y tradicional negociación del mercado, en función de la más que conocida ley de la oferta y la demanda. El organismo que lanza la licitación lo tiene muy claro: se trata de obtener la oferta más beneficiosa, ya sea en términos económicos o técnicos, que pueda satisfacer las necesidades surgidas en el desarrollo de su actividad.

Teniendo en cuenta que todos los años se lanzan en el continente africano más de 20.000 concursos públicos que alcanzan un valor aproximado de 120.000 millones de euros; y siendo conscientes de que la crisis sanitaria global producida por el COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad de reforzar, por un lado, los sistemas de salud pública y de detección de enfermedades, suministros sanitarios y formación de cuadros médicos, y por otro, la definición de estrategias económicas y fiscales con las que enfrentar los desajustes macroeconómicos, con el refuerzo de las instituciones, entre muchas otras necesidades… los concursos públicos en África podrían convertirse en una óptima vía de escape y de recuperación para muchas empresas ante la próxima crisis. Solamente el Banco Mundial prevé un paquete de apoyo financiero a la contratación pública en África subsahariana que asciende a 265 millones de dólares.

Pero, ¿están las empresas preparadas para dar este salto a los mercados extranjeros? ¿Tienen claro cuál es el modus operandi ante este tipo de oportunidades de negocio? Me gustaría -ahora que tengo esta oportunidad- a raíz de mi experiencia profesional con estas cuestiones en África, dar algunos consejos a las empresas que quieren lanzarse a estas licitaciones públicas, al menos para que lo intenten, y en la mejor de las suertes, ¡ganarlas!

A grandes rasgos, lo primero que debe ponerse de manifiesto es que existen varios tipos de concursos públicos. En primer lugar, un concurso abierto, al que pueden presentarse todas las empresas que lo deseen, siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos en la convocatoria. En segundo lugar, un concurso restringido, que es aquel al que sólo pueden presentar una oferta las empresas que han sido preseleccionadas. Por lo general, para formar parte de ese proceso de preselección se suele lanzar una manifestación de interés, con la que las empresas “manifiestan” que quieren ser tenidas en cuenta en ese proceso de selección previo. En tercer lugar, un concurso negociado, en el que la propia institución o administración contacta directamente con las empresas y negocia el contenido y condiciones del contrato. Y finalmente, la adjudicación directa, en la que por motivos de urgencia, fuerza mayor o por razones técnicas, se llama exclusivamente a una empresa determinada a cubrir una necesidad específica.

El primer prejuicio que debe romperse es que las licitaciones públicas no son sólo para las grandes empresas. Hay concursos de todo tipo y de naturalezas distintas, de obras, de suministros de equipamiento, de consultoría técnica, de planificación sectorial… Pero en todos ellos, el punto de partida es saber lo que podemos dar y hasta dónde, cuáles son nuestras fortalezas, pero también nuestras debilidades, porque en este último caso, vamos a tener que buscar lo que nos falte o aquello que nos complemente en un socio o partner, con quien ir conjuntamente de la mano en una joint venture.

La clave del éxito para concurrir a una licitación está en una estrategia de planificación previa, que tenga en cuenta los siguientes aspectos fundamentales, por muy obvios que parezcan:

1. Es absolutamente necesario conocer las reglas del juego, esto es, las bases y condiciones en fondo y forma que regirán el concurso público, por lo general recogidas en los denominados pliegos. Esto implica, por un lado, el conocimiento de la normativa del país, que estará en un idioma diferente al nuestro, por lo que el rigor en la traducción de los textos y sus términos, es fundamental. Pero también supone, por otro, una lectura detallada del anuncio para saber lo que la entidad necesita, y de qué manera se puede responder a ella con nuestros servicios. Si existen dudas acerca del contenido o proceso del concurso, siempre es recomendable resolverlas siguiendo las vías que, para ello, son establecidas por cada institución.

2. Es muy importante conocer bien a la entidad que lanza la licitación, esto es, su perfil institucional, administrativo y jerárquico, su ámbito de actividad y sectores de actuación, sus programas, proyectos y acciones, etc. Toda esta información nos ayudará a conocer a nuestro futuro cliente en detalle, y sobre todo, determinará realmente qué es lo que éste necesita. Se trata de proponer una oferta tailor made, esto es, “hecha a medida” del futuro cliente.

3. Es fundamental cuidar la forma y la presentación de la oferta, por no decir que es el requisito indispensable para el éxito en toda licitación. Una mala presentación o error de forma descalificará al candidato de facto, por muy buena que sea su propuesta técnica o económica. Una buena y correcta presentación de los documentos, conforme a lo exigido en las bases, es la mejor de las impresiones que se pueden causar. Por ello, la documentación debe estar muy bien ordenada y clasificada. Son los famosos tres sobres: (a) documentación administrativa de la empresa que concurre, con referencias de los trabajos realizados previamente, (b) la oferta técnica que se propone; y (c) la oferta económica y financiera, esto es, la planificación presupuestaria de lo que le costará a la administración el servicio.

4. Es muy recomendable que, al acceder a un mercado extranjero a través de una licitación pública, se haga con el apoyo y de la mano de una empresa local en el país de destino. No siempre es necesario, pero sí aconsejable. Y se trata de una cuestión de sentido común, ya que las empresas locales conocen bien a las instituciones que lanzan los concursos, incluso es posible que hayan ganado alguno. Por ello, su experiencia en este terreno es también innegable. Pero como todo, las relaciones entre empresas hay que trabajarlas también, hay que conocerlas, hay que cultivar una relación de confianza entre ambas, para que el resultado sea óptimo para todos. Esto en África es, también, una constante en casi todos los casos de éxito.

Con todo, deben tenerse en mente algunos aspectos más:

5. En las licitaciones el tiempo es oro. Desde que se publica un concurso, hasta que llega la fecha y hora límite de presentación de la oferta, todo minuto cuenta, tanto para la preparación de la documentación, como para la elaboración de la oferta técnica y económica, con o sin partner. Por ello, es recomendable ir adelantando trabajo, sobre todo aquella documentación de la empresa que es común a todos los concursos, acreditaciones de solvencia, referencias, etc. Si se tiene preparada de antemano, habrá más tiempo para preparar la oferta. También debe contarse con un margen de tiempo razonable para poder hacer frente a cualquier imprevisto a la hora de presentar la oferta. Se trata de un mercado extranjero, de manera que todos los escenarios y circunstancias posibles deben ser valorados… incluso el conocer los días festivos, hábiles y naturales del país.

6. Por muy obvio que parezca, es fundamental que el concurso al que se concurre reporte beneficios. En ocasiones, una mala planificación de los gastos, por ejemplo aquellos derivados de viajes, desplazamientos, dietas, etc. al extranjero, puede suponer que la inversión realizada supere el margen de beneficio estimado con el concurso, lo que supondrá pérdidas para la empresa, algunas irreparables. Igualmente, algunos concursos públicos, sobre todo de construcción de infraestructuras y obras, exigen un aval bancario, que suele ser entre el 10% y el 15% del valor del contrato. Las empresas que quieran licitar deben saber hasta dónde llegan sus capacidades, técnicas y económicas.

7. Todos somos humanos, y en situaciones de presión, como puede ser la preparación de una oferta en cuestión de días, los nervios nos pueden jugar una mala pasada, y que nos lleven a cometer algún que otro despiste. Por ello, siempre SIEMPRE, debe revisarse bien la documentación que se mete en los sobres… ¡las prisas pueden traicionarnos, aún teniendo la carta ganadora!

No cabe la menor duda de que licitar es una vía de internacionalización muy interesante y que puede abrir las puertas a los mercados africanos con cierta facilidad. Pero el éxito no se conseguirá si no se apuesta firmemente por ello, si no se intenta varias veces y se aprende de los errores, contando en este proceso con un equipo preparado, formado por expertos en licitaciones públicas y especialistas en comercio exterior, que conozcan en profundidad los mercados de destino.

Jorge Cólogan y González-Massieu

Delegado de FUCAEX-Gobierno de Canarias en Cabo Verde

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